科技查新咨询工作实施细则

2015-06-08 15:35:28   来源：   点击：

       为贯彻落实科学技术部发布的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》两个文件精
神，确保科技项目查新工作的严肃性、科学性、公正性，维护我所的查新业务资质和社会信誉，
特制定本实施细则。
科技查新工作必须在《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的约束下规范有序地进行。查新业务涉及所内文献馆藏、计算机网络系统和专业查新检索等许多部门，查新人员出具的查新报告是我所整体形象的体现，承担着相应的法律责任。每个查新员、审核员都必须遵循本实施细则。
二、科技查新的定义与判断原则
1.定义
查新：是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人的要求，按照《科技查新规范》，围绕项目科学技术要点，针对查新点，查证其新颖性的信息咨询服务工作。
新颖性：是指在查新委托日以前，没有同样的成果在国内外出版物上由他人公开发表过。
同样的成果：是指技术领域、要解决的技术问题以及效果相同，所采用的技术解决手段完全相同或者实质相同的成果。
2.新颖性的判断原则
根据科技查新的定义，“查新”的文献评价特征以及关于新颖性判断的“相同排斥原则”与“单独对比原则”，本细则对新颖性的判断原则作如下规定：
(1)在查新领域内，影响新颖性的公开方式是指出版物公开。对在国内公开使用的同类成果，如未能通过相应文献来证实其属于相同成果的，应不影响新颖性。
(2)不论“成果查新”或“立项查新”，其新颖性均以有无同样成果在出版物上公开为判断依据。
(3)成果的应用应视为成果目的与效果的一部分。有的文献介绍了技术方案或设想，但尚无应用实例。即使是技术特征完全相同，如果对比文献介绍的技术方案未付诸实用，则不应影响本项目的新颖性。分析、对比中可采用“但本文献报道的上述技术未见实际应用”等评价语。
3.出版物公开
通过出版物公开的技术内容被认为是查新意义上的“现有技术”。
出版物包括科技杂志、科技书籍、学术论文、专利文献、专业文献、教科书、技术手册、会议录、技术报告等，还包括采用其他方法制成的各种有形文献载体，例如用电、光、照相等方法制成的各种缩微胶片、磁带、录像带、光盘、机检数据库以及互联网资源等。
产品目录或一份仅报道了某种成功，而未公开其实质性技术内容的报道资料，本身不构成现有技术的一部分，但可作为进一步索取有关详细技术资料的信息。
委托查新的委托项目资料，查新单位负有保密义务，仅在该项目已作为成果公开的条件下，可视为公开出版物。先前成果完成单位为证明自己的成果在先，同意提供的鉴定结论或有关技术内容复制件可用于新颖性判断。
鉴定会(项目验收会)资料及各类评估、验收、检查报告等资料在未形成成果公开的条件下，处予保密状态，不属于公开出版物。然而，负有保密义务的人违反协议或者默契，泄露机密，导致技术内容公开见诸出版物，则这些技术也就成为现有技术的一部分。
三、科技查新工作质量要素
科技查新是以文献检索为基础，依据一定的判断原则，为评价科研成果或立项的新颖性或为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观依据的专题情报分析、咨询工作，它是一项对客观性、严谨性、针对性要求很高的鉴证工作。查新工作的总体质量取决于对查新全过程各主要质量要素的理解与把握。为此，除了按国家科技部《科技查新机构管理办法》(科学技术部国科发计字[2000]544号文)要求做好合同管理、过程管理及档案管理外，查新员和审核员必须严格把握以下各主要质量要素。
    (1)项目主题与查新点的分析与把握。
    (2)文献检索的途径、范围以及检索策略的全面性、准确性。
    (3)查新检索结果对比分析的针对性、可比性与准确性。
    (4)查新结论的客观性、公正性、逻辑性、准确性和决策参考性。
    (5)查新报告的表述层次规范化与简洁、流畅性。
四、查新工作的组织
    本查新机构查新业务专责部门为青海省科技查新检索咨询中心，由查新中心主任负责查新业务管理。
  本机构经所长批准，指定具有合格资质的人员担任审核员、查新员。审核员对查新报告的最终结果全面负责，查新员对本人所承担的查新项目的质量负责。
本机构指定专责查新业务管理员，负责接受查新委托、查新合同管理、查新报告交付以及查新业务流程等具体管理事宜。
五、科技查新全过程管理
    1.职责和权限
        查新中心主任负责科技查新项目的审定。
        查新员负责所承担查新项目的全过程工作并对查新工作的质量负责。
查新审核员对查新报告的最终结果负责。
        查新管理员负责科技查新项目的登记、交付和归档。
    2.活动描述
(1)客户委托：委托人填写“查新项目委托单”，查新管理专责人负责在查新管理系统中登记、编号，并实施全过程动态管理。
    (2)合同评审与登录：室主任组织有关人员对“查新项目委托单”进行评审，室主任对履约条件、履约能力予以确认，确定查新人和审核人，并签字批准实施。查新管理员对委托单的履行过程实施督促，并对合同的完成或变动情况留下记录。   
    (3)查新人与委托方洽谈：查新人与委托项目负责人(或其技术代表)就课题技术领域和课题创新点进行洽谈。
    (4)确定项目技术要点与查新点：查新人(即项目技术要点和查新点编制人)在正确认识与理解项目主题的基础上，拟定项目技术要点和查新点，拟订“科技查新合同”。
    (5)技术要点与查新点审查：查新审核人对查新人归纳、拟定的项目技术要点及查新点进行审查。
    (6)检索：查新人首先进行预检索，在此基础上确定机检数据库文档范围和检索策略，并根据机检数据库收录年限，辅以网络检索进行补充，按规定对有关技术领域内的检索工具书和文献进行检索。   
(7)撰写查新报告：查新人根据检索命中的相关记录和文献进行分析对比，在此基础上撰写查新报告。
(8)审核：查新报告由审核人进行审核，科技查新审核人对《科技查新报告》最终检验结果负责，并在《科技查新报告》上签字。
(9)归档：查新人将查新项目的全套文件，包括委托方提供的全部资料、查新过程中的各种记录、附件、查新报告原稿以及正式查新报告文件，递交给查新管理专责人，其中完整资料一套存档。存档的质量记录由查新管理专责人建立卷宗目录。
(10)交付报告：由查新管理专责人负责将查新报告(正文)二份以及附件一套交付给委托
方(包括邮寄)，在查新管理系统中填写交付记录，负责与委托方结算查新费用，并办理合同终止登记。   
交付的文件应按文档交付有关规定，采取牛皮纸密封等防护措施，正确标明邮编地址，直至交付目的地。
3.咨询专家
为充分发挥专家的作用，提高查新质量，本机构建立查新咨询专家库，请熟悉专业技术发展状况，具备高度责任心、严谨的科学态度和热心信息咨询工作的专家担任查新咨询专家，帮助查新员理解项目主题，进行文献分析对比。查新专家的意见供查新员参考，体现在查新报告中，并另行记录查新专家意见。查新专家须按《科技查新规范》的有关规定开展工作。
六、查新人员的素质、培训、任用与考核
    1.查新人员应具备的素质
从事查新业务工作的人员(包括查新员、审核员及其他工作人员)必须拥护中华人民共和国宪法，遵守国家法律和社会公德，熟悉科学技术部发布的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》两个文件宗旨。查新员、审核员应当具备以下基本条件：
(1)具备相关的专业知识和较宽的知识覆盖面。
        (2)具有较丰富的文献咨询业务知识和熟练的文献检索与分析能力
(3)具有一定的计算机操作技能和网络查询能力。
(4)具备较高的外语水平。
(5)具有中级以上专业技术职称。
(6)具有良好的职业道德。
审核员应从知识覆盖面广，有丰富查新实践经验的查新员中聘用。
2.查新人员的培训   
依据《科技查新机构管理办法》的规定，查新员、审核员应当接受科学技术部委托组织的科技查新培训，并应参加专业继续教育培训。
七、查新审核员职责
审核工作的目的是确保查新报告客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况。《科技查新规范》规定了查新审核员的职责是：负责审查查新员所进行的查新程序是否规范，查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适，选择的检索词及分类栏目是否恰当，检出的文献是否为同类研究文献，可比文献是否恰当，查新员收集到的相关文献是否齐全，对提出的文献判断是否正确，查新结论是否客观和准确，查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。
1.查新审核员和查新员共同对查新报告承担着法律责任
查新审核员应对查新员送审的查新报告初稿一丝不苟，严格要求，不走过场，不抱侥幸心理，不碍于情面，要恪守职业道德。
审核员应从宏观上站在查新课题所属技术领域的总体高度审视查新报告提供的相关文献的分量，结论意见的基本趋向，保证其客观性、合理性；从微观上对报告的各部分细节认真挑剔，确保其成为经得起推敲的技术公正文件。
2.查新报告审核的主要内容   
(1)对查新项目科学技术要点的审查
①理顺查新要点，删除修饰词语、广告性用语以及难以定论的词语。
②审定技术要点中的数据，必要时复核引用资料。
③根据查新要求及已经查出的相关文献内容，要求委托方补充必要的可比数据。
(2)对查新范围、关键词、分类号、检索式的审查
复核中英文关键词是否规范，分类号定位是否确切，避免与查新项目无关的关键词、分类号、数据库出现，确定检索策略是否恰当，避免检索范围过宽或限制过窄。
(3)对检索结果中相关文献的审查
①报告所列相关文献是否确实相关，剔除冗余文献
②相关文献过少时应建议更换检索入口，扩充检索资源(补检新库、手册、工具书)。
③检索结果中的文献引录是否有深度，或仅停留在文题的重复上，对外文部分的译文及理解是否恰当准确。
(4)查新结论的审核
①是否尽量做到相关文献与查新点的逐项分析对比，避免结论过于勉强。
②不宜过分强调查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容，应突出是否存在决定新
颖性的实质性区别。
③消除用户痕迹(结论中涉及查新项目对比时，出现技术要点中没有提供的数据、内容)。
④删除赞誉之词，杜绝水平评价。
八、权利与义务
   有下列情况之一时，本查新机构可以拒绝查新业务，同时退还查新委托人提交的所有材
料。
   ①查新委托人不能准确列示查新题目下各个查新点。
   ②查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。
   ③委托人要求的交付报告时间过短，以致不能保证查新质量。
    本查新机构按国家科学技术部《科技查新规范》行为规范要求，维护查新项目所有者的知识产权，不向规定以外的任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论，不擅自披露、使用或向他人提供、转让查新委托方提供的技术文件。
   《科技查新报告》出具后，如委托方认为有必要修改原《科技查新委托单》所确认的技术要点或查新点时，应提出书面变更申请并重新签订合同。
本机构查新业务按国家科学技术部《科技查新规范》规定，实行有偿服务，按《科技查新收费标准》收取费用。
本机构在查新项目委托日起5—20个工作日内交付《科技查新报告》。委托单位要求提前交付时，应作加急处理。
九、《查新项目委托单》与《科技查新报告》运用细则
 1．基本要求
为保证《科技查新报告》质量与规范化程度，本细则对《查新项目委托单》及《科技查新报告》中主要栏目的含义与填写要求明确规定如下。
    (1)项目科学技术要点
项目的“科学技术要点”可理解为项目的“主题”，具体内容应概括描述项目所属技术领域、背景技术、要解决的技术问题、解决其技术问题所采用的技术方案、主要技术特征、所达到的技术效果及成果应用情况。
《科技查新委托单》和《科技查新报告》中的科学技术要点应当以委托方提供的技术文件内容为依据，作客观、扼要的阐述，并经委托方确认。
    (2)查新点
“查新点”指的就是项目需查证的创新点，具体指与现有技术相比体现某项成果新颖性与先进性的技术特征点。查新工作的目的与归宿是对科研项目创新点的查证。可比文献的筛选、检索结果的分析对比以及查新结论均应针对各查新点进行。因此《科技查新委托单》和《科技查新报告》应明确列示并确认查新项目的各个查新点。深入理解成果主题是准确把握成果创新点的基础与关键。
查新点应逐条列出，并包括体现该项目新颖性的全部技术创新点。
不要把反映项目新颖性所不可缺少的技术特征以外的一般意义上的差异性特征或技术指标列为查新点。
    (3)查新要求
对成果查新及以委托方提供的可行性申请书或项目可行性报告为基础的立项查新项目，本细则规定采用“要求查证本项目(本立项申请)是否具备新颖性”。对仅要求进行国内查新的项目，可采用“查国内是否有相同成果的文献报道”。
 2.查新项目委托单
《查新项目委托单》文本，是引用中华人民共和国科技部新发布的《科技查新委托单》(参考文本)。用于反映项目主题特性及创新点，并记载委托查新方要求的质量过程记录表。委托方在委托查新时，首先应详细填写《查新项目委托单》，以便查新单位按委托单表述的内容与要求，进行评审、登录与洽谈。
3.《科技查新报告》
采用中华人民共和国科技部统一的《科技查新报告》格式，填写说明如下。
 (1)格式说明
报告采用A4纸，左、右边距为28mm，上下页边距为30mm；每栏大小可随内容调整；报告内容一律打印；签字使用钢笔或炭素笔。
 (2)报告编号
该编号为本项目唯一性编号。
 (3)查新目的
    同上。
 (4)查新项目的科学技术要点
    同上。
  (5)查新点与查新要求
        同上。
  (6)文献检索范围及检索策略
    为便于填写规范，本细则规定文献检索范围分“计算机检索”与“网络检索”两部分，分别以表格形式记录，并由检索人分别签字，确认检索责任。
  (7)检索结果与查新结论
为规范“检索结果”与“查新结论”栏目内容的撰写，避免缺乏文献分析、对比，武断下结论或脱离主题与查新点，离题描述，同时避免重复表述、分析不到位却又浪费篇幅。本细则对检索结果的描述、分析与查新结论栏目内容的撰写作总体协调界定，并予以细化规定。
●检索结果   
“检索结果”栏目，是科技《科技查新报告》的重要栏目，按下列层次分段撰写：
①对检索命中的相关文献情况进行简要描述
“检索结果”首段应写明检出并获取的相关文献总数，并指明经筛选出的可比文献数目，即附件清单中的文献总数。
“相关文献”是指通过检索命中的与委托查新项目主题相关的同类项目的有关文献。“对比文献”(即“可比文献”)是指将委托查新项目的预期(假设)创新点(即查新点)与检索到的相关文献进行对比，从中筛选出的主题相似、可供查新点分析、对比的相关文献。
②依据对比文献的相关程度，逐篇分段，进行简要描述与对比分析
围绕项目技术要点和各查新点，与对比文献逐篇进行情报学分析、对比，是撰写查新报告的核心之一，也是查新结论的惟一依据。查新人员应运用专业理解能力及文献判读能力，深入理解委托查新项目与各对比文献的创新点，进行异同比较。一般应引用对比文献原文中提供的内容、描述或技术数据进行分析，避免主观猜测或臆想。
●查新结论
“查新结论”栏目应特别注意撰写的完整性、逻辑性以及科学性、客观性。
①查新结论首段可采用类似下述格式化起始语句，如：
“根据上述检索结果及对比、分析……”
“根据对上述X篇对比文献的分析、对比……”
“上述检索结果及分析表明：……”。
②针对该委托项目的技术要点与查新点，作归总性的对比分析结论。
③按单独对比的原则，围绕该项目因具备哪些创新点而具备新颖性或因全部查新点均被“同样的成果”所覆盖而不具备新颖性作出鉴证性结论。
  (8)附件清单
①“附件清单”栏目中，应列出全部“对比文献”的题名与出处。
    ②经分析对比确认的“密切相关文献”，是指该对比文献公开的主题，在实质方面与委托查新项目的主题最为近似。查新报告必须提供密切相关文献原始文献的全文复制件。
4.立项查新工作要点
(1)立项查新目的
立项查新的目的是：以文献为依据，对项目拟订技术要点的新颖性进行文献评价，并提供同类技术研究现状。
对委托方在查新委托前尚未开展过可行性研究，需本所提出立项咨询建议的工作，不属立项查新，应按咨询服务项目处理；对单纯要求检索国内(外)文献，不需出具查新报告的委托，按检索服务有关规定处理。
(2)立项查新工作流程
立项查新使用与科技成果查新相同的《科技查新报告》格式，工作流程也与科技成果查新相同。
(3)项目科学技术要点的撰写
立项查新报告的技术要点应以委托方提供的可行性申请书或项目可行性报告内容为依据，参考用户在委托书中撰写的“科学技术要点”条款，概括描述立项目的、应用领域、拟采取的技术方案、技术特点与项目的预期创新点。
(4)查新点的归纳与撰写
逐条概括本项目技术与最接近的现有技术相比的区别技术特征，这些特征反映了项目拟实现的技术创新点，并和科学技术要点一起组成和限定了本项目拟实现的全部必要技术特征。
(5)相关文献的选取与引用
立项查新应尽可能提供与委托项目主题相关的同类项目有关文献原文，以便帮助立项主管部与委托方了解同类技术的现状，判断立项目标的科学性，并在必要时修改、完善研究方法和路线。
(6)查新分析、对比
立项查新报告中进行的情报学分析、对比原则与成果查新相同，但在分析、对比中应把握以下侧重点或分析角度上的差异。
①应比成果查新提供更丰富的同类成果可比的技术信息。
②成果查新分析、对比的侧重点偏重于论证“人家没有做什么”，而立项查新分析、对比则应偏重于“人家做了什么”，“人家是怎么做的”。
(7)查新结论
①查新结论的重点部分为分析、对比段落。
②应提供同类技术研究现状综述。
③立项查新结论应对委托项目拟实现的新颖性是否获得文献支持(认同)作出评价性意见。
④立项查新结论可包括根据文献分析提出必要的建议。
十、查新检索有关规定
1.查新检索范围与方法
查新检索范围应体现全面性、系统性、连续性原则。根据查新项目所属专业、项目性质和委托人要求，适当选择相关数据库和文献。查新检索应以机检为主，手检为辅。
2.检索途径与数据库选择
检索途径主要是指计算机检索和手工检索时所采用的检索入口。由文献的外部特征组织的检索途径有文献名称途径、文献作者途径、文献序号途径等。由文献的内容特征组织的检索途径有分类途径和主题途径，主题途径又分主题词途径、关键词途径和叙词途径等。检索途径选择应视查新项目所属专业性质、数据库专业分类和数据库标引的基本索引字段和辅助索引字段而定，查新检索通常从分类途径和主题途径去查找。
数据库是指至少由一个文档组成，并能满足某一特定目的或者某一特定数据处理系统需要的一种数据集合。正确选择数据库是上机检索前必不可少的一个重要环节，也是保证检索成功的基础。查新检索人员应根据查新项目所属专业和项目性质以及确定的主题范围选择适当的数据库。选择数据库时应考虑数据库的主题内容、专业范围、收录范围(如年限、文献量、覆盖地理范围等)、数据库类型(如书目型、全文型、文摘型、名录型和数值型等)以及价格等。可通过数据库目录、数据库说明书(如Dialog系统蓝页)、数据库总索引文档(如Dialog系统的411号文档)等数据库选择工具选择合适的数据库。
3.检索词的选择
查新员应对检索项目进行概念分析，在分析检索项目的主题类型、主题结构的基础上，对具有检索意义的主题概念进行提炼和取舍，所选检索词应具有全面性、专指性和一致性。
检索词选择要考虑能够表达检索概念所有不同的词，如：主题词、同义词、隐含词、替代词、广义词、狭义词、缩写词以及与主题词相应的化学物质登记号、不同作者和机构，甚至检索词的英式、美式不同拼法等。对于检索词采用来自文章的题目、文摘及正文中的词，或者用户提出的词作为自由词，须注意自由词词组不能过长，更不能应用一些形容词。能否选择确切表达相应主题概念的合适检索词，是查全、查准的关键，将直接影响检索结果。
4.检索策略
检索策略是指为实现检索目标而制定的检索计划和方案，是对整个过程的谋划和指导。
(1)检索策略的制定
在进行计算机检索之前，查新员应预先拟定周密的检索策略。
●  检索策略制定的基本要求：
①尽可能准确表达待查项目的主题概念与创新特征，以期获得满意的检索结果。
②尽可能节省联机时间，降低检索费用。
●  检索策略制定的步骤：
①确定查新项目的主题内容。
②确定检索概念。
③选择表达检索概念的检索词。
④使用逻辑算符、位置算符和各种限定方法组配检索概念，拟定检索式。
检索式编制需满足下列要求：准确反映检索提问的主题内容；适应所检索数据库的索引体系和检索用词规则；符合检索系统的功能及限制条件的规定。
为了满足上述三项要求，应了解检索系统的特点与功能，熟悉所检数据库的标引规则及词表结构，掌握必要的检索技巧和组配方式，了解查新项目所属专业的知识。 
⑤选择检索系统和恰当的数据库。
选择检索系统时主要应考虑其功能、提供的数据库、价格、易用性等因素。
⑥上机检索。
(2)检索结果的检验和调整
在实际检索过程中，常常会出现查到的文献太多，或太少，甚至为零，或者检出的文献不相关等情况，需要对每次检索结果进行检验和调整，反复修改或调整检索式，直至得到满意的检索结果。检验和调整有以下几种方式。
①增加新的相关数据库检索。
②从主题词途径检出的文献用分类检索途径来检验。
③从数据库设置的其他字段检验主题词检索结果。
④扩大、缩小检索范围。
当检出的记录文献太少时，应扩大检索范围；当检出的记录文献太多时，应优化检索策略，缩小检索范围。
5.检索结果为“零”的处理
除了新物种和发明之外，科学的继承性使任何新技术和成果不可能脱离前人的工作，检索结果一般不应为零。应查找检索结果为“零”的原因，并可采用下列对应措施。
(1)调整检索数据库范围。
(2)重新审查检索策略和检索词，搞清同类研究范围，调整检索式和包括主题词在内的检索词。
(3)延长检索年限和追溯期，人工搜集内部刊物、专辑、汇编、简报和事实信息。
(4)检索扩大到上位领域或相关领域。    ，
(5)向专家咨询，扩大检索间接可比文献。
    6.计算机检索与人工检索
计算机检索(简称机检)是指利用计算机来获取文献信息的检索方法。在机检前应根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。在机检条件下，为了确定检索途径，先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表；指示主题性质的代码是标准的还是任选的；提问单如何填写；再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言，即主题词、分类词、关键词等。
手工检索(简称手检)是指主要利用手工检索工具来获得文献信息的检索方法。手检时，应按照专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则，选择检索工具书。在手检条件下，文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有：分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。此外，还应注意利用相关工具书，如手册、年鉴等，并查找与查新项目内容相关的现刊，以防漏检。
查新检索过程中主要检索策略均应留下记录。
7.检索年限规定
文献检索的年限应以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据，一般应从查新委托之日前推10年以上。对于新兴学科、高新技术项目，前推年限可酌情缩短；对于较成熟的技术产品、工艺和专利查新等，前推年限应酌情延长；对于查新合同中另有约定的，应按约定执行。
 

编辑：fangjiangqi