青海省科学技术信息研究所有限公司档案管理办法

浏览次数：0次   信息发布：信息所办公室  发布时间：2024-06-12 10:49:06

第一章 总则

第一条 为加强青海省科学技术信息研究所有限公司（以下简称：信息所）档案管理工作，促进档案工作为信息所各项工作服务，根据国家、行业和国科资公司有关档案管理法规、制度规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于信息所系统档案管理工作。本办法对所属部门有要求的，部门应遵照执行。

第三条 档案是指部门在经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。包括科技、文书、会计、人事、声像和实物档案等。

第四条 档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理原则。档案工作应实行统一领导、统一制度。以资产关系为纽带，部门具体负责、领导本部门的档案管理工作；

（二）全员、全过程管理原则。档案管理工作应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入到经营和管理活动全过程管理当中，纳入到各部门的职责范围和相关人员的岗位职责、考核当中。 

第二章 管理职责

第五条 公司总经理对信息所档案工作负全责。

第六条 公司分管副总经理对档案工作履行以下职责：

（一）贯彻国家档案法律法规、方针政策和上级有关规定，并监督指导；

（二）组织协调、研究解决信息所档案工作重要事项。

第七条 综合管理部归口管理信息所系统档案管理工作，具体业务由档案管理人员负责，履行以下职责：

（一）贯彻国家、地方档案法律、法规及标准和上级公司、本单位相关制度、规定，并组织落实；

（二）制定档案管理工作规划，并组织实施；

（三）负责建立健全档案管理各项规定，并对执行情况进行监督、检查和考核；

（四）负责建立档案工作考核和责任追究制度并监督执

行；

（五）负责档案统计年报的编报工作及档案编研工作；

（六）负责科技厅科技档案及信息所各种档案的接收、保管、利用工作；

（七）负责对各部门档案管理工作的指导、服务；

（八）负责建设项目档案验收相关工作；

（九）参加各业务管理部门组织的涉及档案管理的相关工作；

（十）负责与上级单位、地方档案局等单位的沟通协调与工作联系。

第八条 各部门履行以下职责：

（一）明确专（兼）职档案人员及其工作职责；

（二）负责将本部门职责范围内形成的、具有保存价值的、且办理完毕的所有文件，经整理后向档案管理部门归档；

（三）负责管理范围内项目档案的指导、监督、检查及协调工作；

（四）配合档案管理部门开展档案业务工作。

第九条  明确档案工作分管领导，配置专业档案管理人员，负责本单位档案管理工作，履行以下职责：

（一）贯彻国家、地方档案法律法规、标准和上级公司、本单位相关制度、规定，并组织落实；

（二）制定符合本单位实际的、具有操作性的档案管理工作实施细则，并对执行情况进行监督、检查；

（三）负责本单位档案工作考核和责任追究工作；

（四）负责本单位各类档案的集中统一管理及安全保管，保证有效利用；

（五）负责组织落实国家和地方核准项目等档案验收申报办理及其相关工作；

（六）负责档案编研等档案科技和信息化建设工作；

（七）负责本单位档案工作的宣传、培训；

（八）负责本单位档案统计年报等日常管理工作。

第三章 归档文件材料收集、整理、归档管理

第十条  各部门兼职档案人员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，按档案类型分别填写“档案移交登记表（附录2）”（一式两份），并由部门负责人审核签字后，随同归档文件一并移交综合管理部。综合管理部接收时应认真核对，并检查档案质量。

（一）文书档案：在办理完毕后归档，于次年第一季度内移交综合管理部。

（二）科技档案：科研开发、项目建设、更新技改等项目文件应在项目鉴定、验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档，并在项目验收完成后1个月内移交综合管理部。

（三）会计档案：应在会计年度终了后，再由会计部门保管一年，期满后于一季度内移交综合管理部。

（四）人事档案：新员工入职一个月内将入职相关材料及时收集、整理、归档，员工在职期间相关入档材料，综合管理部须在两个月内及时归档。

 （五）影像档案：应在工作结束后及时归档，于次月移交综合管理部。

 （六）实物档案：一般应在工作结束后及时归档，并随时移交综合管理部保管。

 （七）其他档案：换证、补充等文件材料应随时移交综合管理部，外购设备或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时移交综合管理部，涉及保密文件资料应在办理完毕后及时归档移交综合管理部。

（八）电子文件应随同纸质文件一同归档。

第十一条 按照归档时间移交综合管理部的资料，由综合管理部档案管理人员按照档案整理的方法及要求进行整理、分类、排列、立卷与编目。

第十二条 综合管理部确定分类方案时应以信息所全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及形成特点，将档案分类设置，具体见“档案分类表（附录6）”。

（一）一级类目，文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、实物档案等。

（二）二级类目，按照管理职能和档案特点设置，可结合实际需要增设、减少或不设职能二级类目。不设职能二级类目的大类可采用年度-保管期限-组织机构分类。

（三）二级以下类目设置依据“档案分类表（附录6）”中的基本范围，结合实际确定，但分类的层次不宜过多。

第十三条 档号的标识、编目

（一）档号采用英文字母和阿拉伯数字相结合的混合编号方法。档案室应编制档案总目录、档案分类目录。

（二）文书档案按年度、保管期限、组织机构、盒号归档，不设置档号。

（三）科技档案档号结构为：一级类目分别采用大写英文字母标识；二级及二级以下类目分别用“双位制”阿拉伯数字顺序排列标识；案卷号用三位阿拉伯数字排列标识。类目层次中间用间隔号“·”隔离开或采用“-”连接。

（四）会计档案、人事档案、影像档案、实物档案的档号结构按档案内容的实际情况标识，一般一级类目可采用大写英文字母标识。

 （五）电子档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。

第四章 档案保管和安全管理

第十四条 综合管理部履行以下职责：

（一）负责本单位档案保管及档案安全管理进行指导、监督、检查和考核；

（二）负责审核到期档案销毁的鉴定意见和报批工作。

第十五条 归档后的文件材料由档案管理部门负责保管，履行以下职责：

（一）制定、落实档案库房、档案安全防护措施；

（二）负责组织对已到保管期限的档案进行销毁前的审查鉴定，提出鉴定意见；

（三）清理、核对、修复库藏档案，对档案的完整和帐物相符负责。

第十六条 各业务部门及相关岗位人员负责配合到期档案的销毁鉴定工作。

第五章 档案利用管理

第十七条 档案管理部门履行以下职责：

（一）建立、健全档案借阅、利用管理规定并执行；

（二）负责开展档案编研工作；

（三）指导、督促档案工作人员熟悉库藏档案情况，更新、完善档案检索信息，做好档案利用服务。

第十八条 综合管理部应建立各类档案检索台账，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务，办公室提供档案咨询服务。

 （一） 单位和个人查阅利用档案时，应按照档案借阅程序，经审批同意后方可登记利用。

（二） 档案利用主要以现场查阅、复印、外借等方式进行。凡借阅档案，借阅者须填写“档案借阅审批单（附录5）”，经有关领导审批同意后，方可利用档案。绝密档案的查阅必须在监控视频下进行，由档案管理人员和纪委人员共同监督管理，档案不允许带出档案室，查阅完毕，档案管理人员须对视频进行备份。

（三） 凡借出档案超过7天的，必须及时办理续借手续。

（四） 外单位利用档案时，必须凭利用单位证明，写明利用目的、内容范围，由利用单位负责人签字，经综合管理部负责人审核后提请总经理批准，方可利用。

（五） 档案利用者在阅档时，不得擅自抽拆、复印、调换、污损、泄漏档案内容，不得擅自复制、删除电子文件，违者根据情节轻重追究责任。

（六） 调档人必须是《档案借阅审批单》里注明的借阅人。

第六章  档案的鉴定、销毁

第十九条 由综合管理部牵头，相关部门配合，负责到期档案的鉴定。

第二十条 档案保管期限一般分为永久和定期两种，档案保管期限执行“档案归档范围保管期限表（附录7）”。

（一）永久保管档案。凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌，对本单位、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

（二）定期保管档案。凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间对本单位各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

第二十一条 根据“档案归档范围保管期限表（附录7）”，由综合管理部组织相关部门及专业人员定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定结束后，综合管理部对仍需继续保存的档案重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案登记造册，填写“销毁清册（附录3）”，经综合管理部负责人审查，分管领导审核，总经理批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

第七章  档案管理要求

第二十二条 归档要求

（一）各部门兼职档案人员应按照规定将本部门应归档的文件组成保管单位，由本部门负责人审定后归档。

（二）归档的文件材料，应遵循文件材料形成规律收集齐全，核对准确，保持卷内文件材料系统性、成套性。其制成材料应有利于长久保存，做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。文件所使用的装订材料、装具等要符合档案保护要求，案卷装订要整齐牢固。

（三）整理移交档案室的科技档案、文书档案需建立卷内目录（附录1），卷内文件要排列有序，按要求编页码，卷内目录要填写齐全、准确，卷内备考表（附录4）要真实地记录和反映出卷内文件的数量、完整程度、存在的主要问题及原因和历次变化情况。其他类档案必要时按照文件性质建立卷内目录及卷内备考表。

（四）归档的文件应为原件。因故无原件的可归档具有凭证作用的复印件等。

（五）非纸质文件应与其文字说明一并归档。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，移交时做到数据完整、利用安全、编目规范（年度－保管期限－移交单位－名称）、手续清楚。

（六）外文材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

（七）新（扩）建项目的竣工资料及竣工图各归档两份及以上；其他类档案归档应一式一份；归档投标文件时，中标单位的投标文件归正、副本，未中标单位的投标文件归正本。

（八）两个以上单位合作完成的项目，其文件由主办单位负责收集整理，主办单位应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

第二十三条 保管要求

（一）档案存放应依据档案载体选择柜、架，排架方法要科学且便于查找，底图不宜折叠、以平放为宜，磁性载体应配置防磁柜，重要档案做好备份。对于受损的档案应及时进行修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

（二）综合管理部应及时、准确地填报本单位档案工作年报及有关统计报表，建立档案工作统计台账。统计台账主要内容包括：档案室储藏情况，年度入、出库情况，档案利用情况，档案专兼职人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况等。

第二十四条 档案库房管理要求

（一）档案库房应保持干净、整洁，并且具备防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物等防护功能。

（二）档案库房应根据面积配备一定数量的温湿度仪（档案室温度一般控制在14—24℃，相对湿度为45—65%）。

（三）档案库房要及时投放防虫药物及灭鼠药物；禁止存放食物。

（四）档案库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

（五）档案管理人员应对库藏档案定期进行清理核对，做到账、物相符。 

第八章  附录

附录1：卷内目录；

附录2：档案移交登记表；

附录3：销毁清册；

附录4：卷内备考表；

附录5：档案借阅审批表；

附录6：档案分类表；

附录7：档案归档范围保管期限表。

第九章  附则

  第二十五条 本办法由公司总经办起草和负责解释。

第二十六条 原《青海省科学技术信息研究所有限公司档案管理制度》同时废止。

第二十七条 本办法自发文之日起执行。