青海省科学技术信息研究所有限公司 收发文管理制度

浏览次数：0次   信息发布：信息所办公室  发布时间：2024-06-12 10:15:29

第一条 为提高青海省科学技术信息研究所有限公司办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据信息所有关规定，结合本所的实际情况，特制订本制度。

第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分:行政类《有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等》，业务类《有关业务合同、客户函件等经营事项》，人事类《有关人员招聘、安排、奖惩等》，技术类《有关技术标准、工程技术文件等》，其它类《不宜归入上述各类的》。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条 公文的签收

1、签收 信息所所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)，上级部门或兄弟部门来文均由负责收发文管理人员统一签收拆封。在签收和折封时，收发文管理人员需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2、登记 收发文管理人员签收拆封以后，应用专用簿式本对来问内容进行登记，并填写公文处理单（附件1）送分管部门领导签署批阅。

3、批办 分管部门领导根据分工送相关领导审阅。并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。

4、承办 根据主批领导签批的指示收发文管理人员将文件送有关人员或部门承办并督促其从速办妥。

5、归档 办理完毕的来文，均应移交综合管理部归档，信息所外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合管理部收发文管理人员进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

6、销毁 没有存档价值和备查必要的来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。

第四条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由综合管理部负责人根据文件内容和性质阅签后，由收发文管理人员分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻早送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门说办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

   2.一般性质的函、电、单据等，可由综合管理部直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由综合管理部负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发文管理人员应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第五条 文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发文管理人员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导”批示”、"拟办意见"综合管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发文管理人员，切忌横传。

5.综合管理部对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合管理部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由综合管理部通知到单位阅文。

第六条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在信息所综合管理部，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。

2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向综合管理部提出发文申请，并将文件底稿分别交综合管理部审核。综合管理部同意发文，方可拟定发文。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第七条 发文的范围:

1.凡是以信息所综合管理部、各业务科室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

2.信息所或各科室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度。

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件。

(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项。

(4)公布单位重大经营、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定。

(5)发布有关奖惩决定和通报。

(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定。

(7)其他有关重大事项。

3.信息所日常经营、技术、管理工作中，有关审批工作、安排部署、传达上级指示、技术文件、效果图修改等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

第八条 发文程序规定:

1.各部门需要发文，应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。

2.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

3.拟好的文稿，需由拟搞人填写发文申请单（信息所发文稿纸），详细写明文件标题、事由、主办单位、拟稿人、主（抄）送机关与附件内容、送综合管理部审核。

4.综合管理部应根据领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚。

6.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。

7.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。

8.经领导批准签发后的文稿交综合管理部统一编号、打印。

第九条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，综合管理部负责人签字，并填写文件（档案）借阅单，对有密级的文件须分管领导或综合管理部负责人同意后方可借阅。

第十条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十一条 综合管理部负责人对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

策十二条 文件的归档范围

1.凡下列文件统一分别由信息所综合管理部负责归档。

(1)政府、上级部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复。

(2)综合管理部及各科室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和各类计划统计、季度、年度报表等。

(3)综合管理部及各科室各种会议记录。

(4)信息所组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等。

(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果。

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等。

(7)政府、上级部门领导同志来单位检查视察工作的 报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料。

(8)反映本单位经营活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品。

(9)工作日志和公司大事记。

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

第十三条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集文全，保持文件、材料的完整性，

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度10月份以前整理完。

第十四条 文件的时效性

是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性目无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。

第十六条 文件销毁流程

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件(纸张)，综合管理部应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。

 第十七条 文件销毁要求

经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及综合管理部的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。